Mittwochmorgen war der erste Tag in dieser Woche, an dem endlich wieder die bisher übliche Routine im Hause Maurer einkehrte. Thomas und ich standen kurz nach fünfuhrdreißig auf und, wie immer in diesem Fall, führte mich mein erster Weg direkt in die Küche.

Als Thomas gegen sieben Uhr unser Haus verließ, waren Philipp und Marcus bereits in der Essecke, um zu frühstücken. Da die beiden vorher bereits im Bad gewesen sind, nutzte ich die Gelegenheit, um selbst ins Bad zu verschwinden. Kurz vor acht Uhr machten wir uns endlich auf den Weg zum Gutshof.

Wir waren kaum am Gutshof angekommen, als mein Smartphone klingelte und der Chef unseres Computerhändlers in der Leitung war. Er wollte wissen, ob es ein Problem wäre, wenn sie bereits heute die neue Dokumentenverwaltung aufbauen würden. Seine Techniker seien gestern doch noch mit allen notwendigen Vorbereitungen fertig geworden und sie könnten bereits heute liefern.

Er sagte noch, dass auch nachher die Büromöbel und die Teeküche geliefert werden und die Möbelbauern unser neues Equipment direkt mitbringen würden. Sein Techniker würde gesondert zum Gutshof kommen, damit er flexibel sei und nicht von den Möbelbauern abhängig wäre. Ich fragte meine beiden Jungs und sie signalisierten mit nach oben gestrecktem Daumen, dass es kein Problem sei, was ich unserem Computerhändler so weitergab.

Philipp meinte, dann können wir immerhin heute schon anfangen, die bereits eingescannten Unterlagen zu integrieren und parallel dazu weitere Dokumente einzuscannen; diesmal aber direkt in die neue Dokumentenverwaltung. Die Indexierung und Zuordnung zu den Gruppen kann später immer noch nachgeholt oder geändert werden, wenn wir die Benutzergruppen angelegt haben. Gleichzeitig werden wir die Anbindung an unsere Scanner testen und festlegen, wo und wie die Zwischenspeicherung der neuen Dokumente erfolgen soll.

Wie geplant gingen wir erst mal in unsere Büros. Manuel und Daniel waren schon vor uns eingetroffen und hatten bereits mit der Sichtung und Vorbereitung der weiteren Dokumente begonnen. Philipp erklärte ihnen, dass sie bitte nichts scannen sollten, da am Vormittag bereits unsere neue Dokumentenverwaltung geliefert und aufgebaut wird. Sie können aber die Dokumente ja schon zum Scannen vorbereiten.

Er sagte zu ihnen, dass er kurzfristig mit dem Drucker weitere Trennblätter erstelle, damit sie für später richtig vorarbeiten könnten. Außerdem bräuchten sie nicht mehr darauf achten, was bereits eingescannt wurde. Die Software meldet doppelte Dokumente automatisch und fragt dann nach, welches der beiden Dokumente wieder gelöscht werden kann.

Vermutlich können wir uns sogar das Einspielen der bisher gescannten Dokumente ersparen und können so sauber noch einmal ganz von vorne anfangen. Ich fragte ihn, ob das nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde, wenn wir alles, was wir bereits mühevoll erfasst hatten, noch einmal einscannen würden.

Philipp antwortete mir: „Ich glaube eher, dass wir damit sogar eine Zeitersparnis erreichen, denn mit der neuen Software können wir größere Mengen in noch kürzerer Zeit einscannen. Zudem würde das Aussortieren aus den bereits angelegten Ordnern und das Zurücksortieren der Dokumente in die Ordner zukünftig komplett entfallen, da mit den beiden Scannern jeweils ein vollständiger Ablageordner gescannt werden kann. Im Grunde genommen läuft das dann so ab: Einen kompletten Ordner entnehmen, Trennblätter zwischen die Dokumente, einscannen und dann die Trennblätter wieder entfernen und zurück in die Ordner. Wir lassen die bisher bereits eingescannten Dokumente so wie sie derzeit abgelegt sind, damit wir jederzeit Zugriff haben, bis alle Ordner aus Opas Büro auf Mallorca vollständig gescannt sind“.

Daniel und Manuel zerlegten ihre angefangenen Stapel wieder und legten die Dokumente in die Ordner zurück, wo sie bisher einsortiert waren. Sie waren noch nicht vollständig fertig, als die Mannschaft für unseren weiteren Büromöbeln auftauchte, mitsamt dem Techniker, der uns den Dokumentenserver aufbauen sollte.

Als er sah, wie die Jungs alles in die Ordner zurücksortierten, meinte er: Gut so. Ab sofort läuft das komplett anders: Wir brauchen bei dieser Software keine Trennblätter mehr. Er erklärte uns, dass er Etiketten mitgebracht habe, die auf jedes einzelne Dokument geklebt werden und diese die Funktion des bisherigen Trennblattes ersetzt.

Diese Etiketten sind zudem fortlaufend durchnummeriert und vergeben gleichzeitig den internen Namen für das Dokument. Ihr müsst nur darauf achten, dass ihr, wenn ihr weitere Etiketten ordert, diese weiterhin fortlaufend nummeriert sind. Wichtig ist nur, dass sämtliche Klammern oder sonstige Heftmittel vollständig entfernt werden, damit der Scanvorgang reibungslos ablaufen kann.

Bevor er den Server aufbaute, brachte er den Jungs jeweils eine Rolle mit etwa fünfhundert Etiketten, die sie aufkleben sollten, dabei war es egal, welche Nummer sie aufklebten, das habe auf die Dokumentensuche keinerlei Auswirkungen, da diese Nummer nur intern verwendet wird. Er meinte, er hätte insgesamt rund einhunderttausend Etiketten dabei, wenn das nicht reichen sollte, sollten wir einen weiteren Satz ab einhunderttausendundeins bis zweihunderttausend ordern.

Während ich mich um den Aufbau der Büromöbel kümmerte, blieben Philipp und Marcus dem Techniker auf den Fersen, um so viel wie möglich über die Dokumentenverwaltung und den Server zu erfahren und zu lernen.

Zwischenzeitlich warf ich immer wieder einen kurzen Blick in unsere Teeküche und begutachtete die Fortschritte. Mein Weg führte mich dann gelegentlich zu Manuel und Daniel, die irgendwann meinten, wenn das weiter so einfach ist mit dem Aufbereiten, dann würden wir sehr schnell vorankommen. Zwischendurch telefonierte ich kurz mit Fritz Winter und fragte ihn, ob wir etwas ältere Unterlagen bereits in der Gärtnerei abholen könnten, damit wir vorab bereits die ersten Unterlagen digitalisieren könnten.

Wenn er ein Problem damit habe, wenn Manuel die Unterlagen abholt, dann würde ich nur meinen Sohn Philipp vorbeischicken, den er letzte Woche bereits kennengelernt hat. Er meinte, beide können jederzeit vorbeikommen und im Keller die älteren Akten mitnehmen. Wir könnten dann auch gleich dafür sorgen, dass die Unterlagen, die nicht mehr aufbewahrt werden müssen, fachgerecht entsorgt werden.

Sie sollten jedoch Kartons oder Transportkisten mitbringen, um die Akten nicht einzeln aus dem Keller zum Auto zu tragen. Ich versprach ihm, dass die Jungs noch vor seiner Mittagspause vorbeikommen, um die ersten Ordner bei ihm abzuholen.

Ich schickte Beide los, um im nahegelegenen Baumarkt Transportkisten zu besorgen und damit zur Gärtnerei zu fahren, um den ersten Schwung alter Akten abzuholen. Manuel war wieder einmal skeptisch und so sagte ich ihm, dass das Archiv im Keller des Bürotrakts ist. Dort habe er jederzeit Zutritt, was mir sein Vater telefonisch bestätigt hatte.

Ich meinte noch, zehn Transportkisten sollten reichen, um die ersten Ordner abzuholen und den Rest holen wir nach und nach in der Gärtnerei ab. Außerdem würden mehr Kisten in unserem Auto keinen Platz finden.

Daniel grinste,als die beiden das Büro verlassen hatten und meinte, ganz schön mutig von dir, Manuel in die Höhle des Löwen zu schicken. Warum, meinte ich, außerhalb des Wohnhauses kann er sich jederzeit frei auf dem Gelände der Gärtnerei bewegen und wenn er mit Philipp die Akten abholt, braucht er nicht ins Wohnhaus. Übrigens, mit einer Sondergenehmigung von Fritz kann er sogar das Wohnhaus betreten; aber eben nur dann.

„Aber zurück zu deiner Arbeit, ist es so einfacher und schneller die Dokumente aufzubereiten?“ Er erklärte mir: „Es geht erheblich schneller. Ich bin schon beim zweiten Ordner, den ich gerade abarbeite. Die Frage ist dann nur noch, wie schnell alles eingescannt ist, aber das werden wir spätestens im Laufe des Nachmittags wissen, wenn die ersten Dokumente digitalisiert werden können“.

Bei meinem nächsten Rundgang durch die verschiedenen Büros, stellte ich fest, dass bereits eines der beiden Büros vollständig eingerichtet war. In der Teeküche war der Rohbau fertig, wenn man das so bezeichnen konnte. Alle Hängeschränke waren an ihrem Platz und die Unterschränke, Kühlschrank und Geschirrspüler standen dort, wo sie hingehörten. In die Arbeitsplatte, die völlig neu zu sein schien, wurde gerade der Ausschnitt für das Spülbecken gesägt.

Marcus meldete, dass der Server aufgestellt und auch funktionsfähig sei. Derzeit installiert der Techniker auf seinem Laptop die Anwendersoftware und danach könnten wir mit den ersten Tests starten. „Ich hole noch aus deinem Büro dein Notebook, damit auch dort die Software durch den Techniker sofort installiert werden kann“.

Einige Änderungen in der Software gibt es zusätzlich noch. Die Schlagwörter müssen nicht mehr von vornherein festgelegt werden. Jedes neue Schlagwort, dass du einträgst, wird automatisch in die Vorschlagsdatei aufgenommen, wenn du der Neuanlage bei der Bearbeitung des Dokuments zustimmst.

Viel wichtiger sei eine erheblich verbesserte Funktion, die das Dokument analysiert und von sich aus Vorschläge zur Verschlagwortung ausgibt, zum einen aus dem Bestand an vorhandenen Begriffen und zusätzlich neue, die zum Dokument passen. Nur sollten wir anfangs keine Wunder erwarten. Mit jedem weiteren Dokument würde das System dazulernen.

Zwischendurch setzte ich mich ins Büro. Kaum hatte ich das Telefon in der Hand, weil ich noch ein dringendes Gespräch führen wollte, als Philipp und Manuel mit den ersten beiden Kisten in mein Büro traten. Sie stellten die beiden Kisten in eine Ecke und fragten, ob ihnen die anderen beiden kurz beim Hereintragen der restlichen Kisten helfen dürfen.

Gemeinsam schafften sie in zwei Durchgängen die restlichen Kisten in mein Büro zu tragen und ebenfalls in der Ecke abzustellen. Ich hatte in der Zwischenzeit mein Telefonat mit dem Steuerberater beendet. Dort hatte ich nachgefragt, was mit Vaters Unterlagen, die er zum Steuerberater gebracht oder geschickt hatte, anschließend passiert ist.

Er erklärte mir, normalerweise gehen alle Unterlagen nach Verbuchung wieder an den Mandanten zurück, aber mein Vater hatte ihn gebeten seine Unterlagen so lange aufzubewahren und ihm erst dann zu übergeben, wenn er wieder in Deutschland weile. Die Unterlagen der letzten sechzehn Monate lägen also noch in seinem Büro. Er würde sie uns morgen zum Gutshof liefern lassen.

Philipp blieb noch in meinem Büro sitzen und berichtete, dass in der Gärtnerei die Unterlagen aus den letzten fünfzig Jahren gelagert seien. Das, was sie heute mitgebracht haben, sei maximal ein Zehntel dessen, was dort insgesamt gelagert ist. Wahrscheinlich kann das meiste davon entsorgt werden, wenn die Unterlagen eingescannt sind.

Ich meinte zu ihm, das klären wir mit Klaus, unserem neuen Buchhalter, sofern er mir heute die Zusage gibt, den Job in der Buchhaltung des Gutshofes zu übernehmen. Wir werden vorher trotzdem alles einscannen, wer kann schon eine fünfzigjährige Geschichte eines Unternehmens lückenlos nachweisen. Die Akten des Gutshofes waren zwar nicht vollständig erhalten, aber ein gewisses Alter konnte sie trotzdem aufweisen. Immerhin hatten wir Unterlagen entdeckt, die mehr als fünfzig Jahre auf dem Buckel hatten.

Aber wo lagerten die weiteren Buchhaltungsunterlagen der letzten Jahre? Die hatten wir bisher weder in Vaters ehemaligem Büro gefunden, noch waren sie bei den Unterlagen von Mallorca dabei. Ich fragte Philipp, ob er eine Ahnung haben könnte, wo die fehlenden Unterlagen vom Gutshof gelagert sein könnten. Beim Steuerberater liegen nur noch die letzten sechzehn Monate und hier in den Schränken hatten wir sie auch nirgends gesehen.

Marcus trat ins Büro und meinte, dass einer zum Metzger fahren sollte und etwas zum Essen holen sollte, es sei gleich Mittag. Ich sagte: „Wenn du schon so hungrig bist, frag doch alle was du ihnen vom Metzger mitbringen kannst und mach dich direkt auf den Weg“.

Er fragte, ob er auch Manuel losschicken könne. Er sei gerade unabkömmlich. Ist mir egal, meinte ich, nur dann solltest du ihm etwas Geld mitgeben, damit er für alle einkaufen kann. Hier nimm meine Geldbörse, der Inhalt sollte für einen Einkauf heute noch reichen, morgen müsse ich mir wieder etwas Bargeld bei der Bank besorgen.

Wir, das heißt Philipp und ich, gingen hoch zu meiner Mutter und fragten sie, ob sie wüsste, wo noch weitere Unterlagen vom Gutshof gelagert sein könnten. Sie vermutete, dass es im Keller noch einen größeren Raum geben könne. In den letzten Jahren habe Vater die Unterlagen, die er vom Steuerberater geholt hat, immer in den Keller getragen.

Ich fragte, ob es da Schlüssel gebe, falls der Raum abgeschlossen sei. Sie erklärte, ihres Wissens wurden die Räume im Keller bisher nie abgeschlossen. Philipp und ich gingen in den Keller. Ich übernahm, wie geplant, die rechte Seite der Räume und Philipp die linke Seite des langen Flures. Die meisten Räume, die ich nach und nach öffnete, waren entweder komplett leer oder enthielten teilweise uralte Möbel.

Plötzlich rief Philipp, er sei fündig geworden. Ich eilte zu ihm und als ich durch die geöffnete Tür eintrat glaubte ich nicht was ich zu sehen bekam. Fünf oder sechs Doppel-Reihen mit Regalen, jedes etwa zehn Meter lang und bis auf eine Regalreihe, die nur teilweise gefüllt war, von oben nach unten mit Ordnern gefüllt waren. Ich rechnete kurz überschlägig und meinte zu Philipp, dass hier wahrscheinlich mehr als fünftausend Ordner lagern.

Philipp erwidert trocken, dann wird uns beim Scannen so schnell nicht der Nachschub ausgehen. Er ging durch die Reihen und stellte fest, dass hier ebenfalls mindestens fünfzig Jahre Gutshofgeschichte stehen. In der Ecke, in der er angekommen war, rief er, hier sind noch erheblich ältere Unterlagen, die nichts mit Buchhaltung zu tun haben.

Ich erklärte, dass wir mit diesen Uraltunterlagen sehr vorsichtig umgehen sollten, nicht dass diese in Einzelteile zerfallen. Ich fürchtete, für diese Unterlagen sollten wir uns professionelle Hilfe besorgen, wenn wir sie für die Nachwelt erhalten wollen.

Philipp meinte, er sei der Meinung, dass wir die Geschichte des Gutshofes bewahren sollten. Vielleicht könnten wir sie auch werbewirksam einsetzen. Das würde uns zwar zusätzliche Kosten verursachen, aber wir sollten der Nachwelt diese wertvollen Unterlagen mit ihren historischen Informationen erhalten. Darüber waren wir uns beide einig.

Wieder im Erdgeschoß angekommen stellte ich fest, dass Manuel mit unserem Mittagessen von der Metzgerei eingetroffen war. Alle anwesenden Mitarbeiter aßen wieder im Besprechungszimmer, während die Handwerker bereits die neue Teeküche testeten. Wir erzählten den Jungs während des Mittagessens, dass wir im Keller noch mindestens fünftausend Ordner gefunden hätten, die teilweise schon historische Dokumente enthalten.

Bei den uralten Dokumenten wollen wir aber erst prüfen lassen, ob sie überhaupt digitalisiert werden können oder vorher konserviert werden müssten.

Daniel meint, da ist das, was wir heute bisher vorbereitet haben nur ein Tropfen auf dem heißen Stein. Wie lange solle das Digitalisieren denn dauern, bis dahin bin ich vermutlich längst mit meiner Ausbildung bei Manuel fertig. Ich erklärte: „Wichtig sind in erster Linie alle aktuellen Dokumente. Die älteren und historischen Dokumente können wir später immer noch nachschieben“.

Nach der Mittagspause starteten wir im Beisein des Technikers an einem der beiden Scanner einen ersten Testlauf. Für einen Stapel mit rund einhundert Seiten dauerte es knapp fünf Minuten bis alle Blätter durchgelaufen waren.

Marcus erklärte, dass die Scanner inzwischen so umgestellt wurden, dass nur noch der Scanvorgang gestartet wird und alle Daten direkt an den zentralen Server geliefert werden und dort weiterverarbeitet würden. Es dauere jetzt etwa zehn Minuten bis die ersten Dokumente zur weiteren manuellen Bearbeitung zur Verfügung stünden.

In der Zwischenzeit könnten die nächsten Dokumente gescannt werden. Jedes Dokument laufe jetzt durch die Schrifterkennung, aus der dann die Schlagwortvorschläge erstellt würden. Bei den ersten Dokumenten sollten die Vorschläge noch sehr genau geprüft werden, später lerne das Programm mit und bringe meist bessere Vorschläge als in der Anfangsphase.

Daniel legte zwischenzeitlich den nächsten Stapel ein und startete erneut den Scanvorgang. Weil er plötzlich richtig wagemutig wurde, startete er nur kurze Zeit später am zweiten Scanner einen weiteren Scanvorgang.

Marcus öffnete an seinem Notebook die Dokumentenverwaltung, die mit folgender Meldung auf sich aufmerksam machte, dass neue Dokumente zur Indexierung vorhanden seien und ob die Verarbeitung der Indexierung gestartet werden soll.

Marcus erklärte, dass alle Vorschläge, die angenommen werden, anzukreuzen sind. Wir schauten das Dokument an und kreuzten die passenden Vorschläge an. Einen weiteren Vorschlag, den wir von Hand eintrugen und ankreuzten, wurde ebenfalls berücksichtigt. Da es sich um einen Brief handelte, wurde er in die Zugriffsgruppe „Allgemein“ einsortiert. Auch hier gab es einen Vorschlag, den man auswählen oder ändern konnte. Marcus speicherte das Ergebnis und machte mit den nächsten Dokumenten so weiter.

Mein Notebook sei auch bereits eingerichtet, meinte Marcus, und ich könne gleichzeitig weitere Dokument zuordnen. Das Programm zur Dokumentenverwaltung sperrt die Datei, wenn sie an einem Bildschirm zur Bearbeitung aufgerufen wurde. Es ist möglich eine Datei abzulehnen, dann wird sie einem nicht mehr zum Indexieren vorgelegt. Es gibt noch die Möglichkeit aus einer Liste die zu bearbeitenden Dokumente auszuwählen. Dass macht Sinn, wenn man seine frisch gescannten Dokumente anhand der Nummer identifizieren kann.

Er zeigte uns kurz wie diese Liste aufgerufen wird und es erschienen mehr als zwanzig Dokumente, die noch zu indexieren sind. Er griff eines der Dokumente heraus und die Indexierung erfolgte wie vorher. Er meinte noch, bei den vorher gescannten Dokumenten wirken sich die bisher eingegebenen Schlagwörter noch nicht aus, da bereits bei der Erstverarbeitung die Begriffe erarbeitet werden.

Wir wurden von den Handwerkern gestört. Diese meinten, sie seien inzwischen fertig mit dem Aufbau der Teeküche und der Büromöbel und ich solle doch bitte die Abnahme durchführen, damit sie in die Firma zurückfahren könnten. Daniel begleitete mich bei der Abnahme. Es interessierte ihn, wie so etwas ablaufen würde.

Unser erster Weg führte uns in die Teeküche, wo alles vollständig aufgebaut war, sogar den Kaffeevollautomaten hatten sie in Betrieb genommen, obwohl Thomas den anderweitig erworben hatte. Er meinte noch, der Geschirrspüler würde derzeit seinen Testlauf machen, sei aber in rund fünf Minuten fertig und könne dann ganz normal benutzt werden.

Die Abnahme der beiden Büros lief ab wie bereits vor zwei Tagen. Ich prüfte ob alles standfest war. Danach unterschrieb ich die beiden Abnahmeprotokolle und drückte ihm wieder für sich und seine Kollegen ein Trinkgeld in die Hand. Er verabschiedete sich.

Wir beide gingen zurück ins Büro, Bernhard war inzwischen eingetroffen und ließ sich von Marcus alle Neuheiten zu dem neuen System erklären. Philipp meinte, dass er sofort alle verfügbaren Notebooks für die Dokumentenverwaltung fit mache, damit gleichzeitig an mehreren Arbeitsplätzen gearbeitet werden könne.

Bernhard stellte dem Computertechniker noch einige Fragen zur neuen Scan-Software und zur Dokumenten-Management-Software, die ihm dieser sehr ausführlich beantwortete. Die für mich interessanteste Frage dabei war, ob man bei den Aufklebern nur Zahlen verarbeitet werden, oder auch alphanumerische Kombinationen möglich seien.

Der Techniker erklärte ihm: „Beides ist grundsätzlich möglich. Das alphanumerische Verfahren würde er vor allem anwenden wenn die Dokumente von unterschiedlichen Firmen oder speziellen Bereichen, wie zum Beispiel der Personalverwaltung, gescannt werden. Dies hätte bei der Indexierung den Vorteil, dass bestimmte Dokumente nur von zugelassenen Mitarbeitern des jeweiligen Bereiches eingesehen werden können. Dabei könnte für einzelne Gruppen oder Personen auch mehrere Bereiche zur Bearbeitung zugelassen werden.

Bernhard erklärte, dass er gleich einen eigenen Belegkreis für die Gärtnerei Winter brauche, damit diese Dokumente anhand der internen Nummer der Gärtnerei zugeordnet werden können. Des Weiteren ist sei sich bereits sicher, dass für die Immobilienverwaltung ebenfalls ein eigener Anfangsbuchstabe sinnvoll sei.

Seine nächste Frage zielte darauf ab, ob die Etiketten mit Hilfe des Programms auch selbst erstellt werden können und ob es ein Hintergrundprogramm gäbe, mit dessen Hilfe man die bereits vergebenen Nummernbereiche verwalten könne.

Der Techniker lachte und meinte: „Bei einer Erstinstallation ist es mir noch nie untergekommen, dass ich von einem Mitarbeiter mit derartig detaillierten und qualifizierten Fragen konfrontiert wurde. In beiden Fällen kann ich nur antworten, dass es möglich ist, sich Etiketten selbst zu erstellen und es eine eigene Verwaltung für die vergebenen Nummernkreise gibt, in der auch hinterlegt ist welche letzte Nummer für diesen Nummernkreis vergeben wurde.

Bernhard fragte, ob er ihnen das zeigen könne. Dann würden sie zukünftig benötigte Etiketten für die angelegten Nummernkreise selbst produzieren. Der Techniker holte sein Notebook und verband sich mit dem Server. Er startete das Verwaltungsprogramm und erklärte den Jungs, wie sie eigene Gruppen anlegen können, wobei sie die Gruppe für die Winter GmbH sofort anlegten.

Im zweiten Schritt zeigte er ihnen, wie die unterschiedlichen Nummernkreise eingetragen werden und im gleichen Schritt festlegt wie groß der Nummernkreis sein soll. Für die Winter GmbH sollten es in einem ersten Anlauf insgesamt einhunderttausend Belege sein. In der Übersicht gab es ein Feld „bereits erstellte Etiketten“, bei dem noch eine Null stand.

Auch erklärte er den Jungs, dass verschiedene Etikettengrößen verwendet werden können. Er empfiehlt die Bögen mit achtzig Etiketten, und einer Druckfläche von 35,6 *16,9 Millimetern, da sie in etwa der Größe der Endlosetiketten entsprechen. Wir könnten entweder direkt beim Hersteller bestellen oder über unseren Computerlieferanten die Etiketten ordern. Vom Endpreis her sei kein Unterschied, da sie als Wiederverkäufer einen Wiederverkaufsrabatt erhalten.

Er könne gerne telefonisch im Büro nachfragen, wie viele Bögen bei ihnen auf Lager seien und welchen Preis sie als Kunde dafür zahlen. Nach seinem Anruf meinte er, wir hätten aktuell noch fünftausend Bögen auf Lager, je tausend Bögen mit insgesamt achtzigtausend Etiketten würden derzeit einhundertneun Euro kosten.

Der Techniker überlegte kurz und erklärte: „Ich glaube, ich habe noch ein paar Bögen von diesen Etiketten in meinem Auto liegen, damit könnten wir kurz testen.“

Er kam mit mehreren Bögen dieser Etiketten zurück ins Büro und startete das Druckprogramm für die Etiketten. Er hinterlegte, dass er für die Gärtnerei Winter vierhundert Etiketten erstellen will und startete den Druckvorgang, nachdem er die Etiketten anstelle des Papiers in den Drucker gelegt hatte.

Während der Drucker die Etiketten produzierte, ging er wieder zurück auf die Seite der Winter GmbH, wo jetzt zu ersehen war, dass vierhundert Etiketten gedruckt sind, aber noch keine Dokumente in diesem Nummernkreis gespeichert wurden.

Dann erklärte er den Jungs, dass sie sich eine Benachrichtigung schicken lassen können, wenn ein bestimmter Restbestand an verwendbaren Etiketten erreicht ist und neue Etiketten gedruckt werden sollen.

Ich hatte genug gehört und bestellte bei ihm zweitausend Bögen mit den kleinen Etiketten, die sie uns kurzfristig zukommen lassen sollten, da wir in den nächsten Tagen direkt mit den alten Unterlagen der Winter GmbH mit dem Scannen beginnen und die jetzt gedruckten Etiketten höchsten für einen oder maximal zwei Ordner reichen würden.

Bevor sich Bernhard ebenfalls in das Scannen der Dokumente vertiefte, sagte ich, er und Marcus sollten doch bitte noch für ein kurzes Gespräch mit in mein Büro kommen.

Im Büro erklärte ich, dass es dabei bleibe, Bernhard wird sich bis zum Beginn seiner Ausbildung federführend um das Projekt Dokumentenverwaltung kümmern. Marcus und Philipp sollten von ihm aber auf dem Laufenden gehalten werden.

Da Bernhard noch nichts von unserem Fund im Keller wusste, erzählte ich ihm kurz davon. Auch von den Unmengen an Dokumenten, die in der Gärtnerei gelagert wurden, setzte ich ihn in Kenntnis. Er meinte, dann haben wir noch eine sehr lange Zeit das Vergnügen alte Dokumente zu archivieren.

Ich sagte ihm erneut, dass ich mit seiner Leistung, die er bisher in die Dokumentenverwaltung gesteckt hat, mehr als zufrieden bin. Heute habe mich besonders beeindruckt, dass du den Techniker nach zusätzlichen Unterscheidungsmerkmalen bei den Etiketten gefragt hast, die eine Zuordnung zu einzelnen Unternehmen oder Unternehmensteilen ermöglichen.

Ansonsten hätten wir zu einem späteren Zeitpunkt mit viel Aufwand die Dokumente auseinandersortieren müssen. Wichtig ist, dass für die Personalunterlagen ein eigener geschützter Bereich existiert, auf den nur bestimmte Mitarbeiter, sowohl bei der Indexierung als auch bei der Einsichtnahme, zugreifen können.

Mein Telefon klingelte und ich meinte zu den beiden, sie könnten jetzt wieder an ihre Arbeit gehen. Ich ging ran und Klaus meldete sich. Er erklärte mir, dass er mit seiner Frau gesprochen habe und sie zu ihm gesagt habe, wenn er sich sicher sei, dann soll er lieber wechseln, bevor er arbeitslos werden würde.

„Ich habe heute meinem Chef die Kündigung vorgelegt, mit der Bitte mich so schnell wie möglich, am besten vorzeitig, aus dem Vertrag zu entlassen. Wir haben uns darauf geeinigt, dass ich zum Ende des Monats bereits aufhören kann und damit bereits am ersten Juni zur Verfügung stehe. Ich hoffe, dass du mich schon ab diesem Zeitpunkt brauchen kannst.“

„Ich finde das sehr gut, dass du kurzfristig zur Verfügung stehst, auch wenn im Juni noch nicht gebucht wird, die Vorbereitungen für die verschiedenen Buchhaltungen müssen auf alle Fälle getroffen und die Buchhaltungskreise eingerichtet werden“, meinte ich zu ihm. Ich fragte ihn, wann er denn Zeit hätte, um mit mir den Arbeitsvertrag abzuschließen. Er meinte, er könne heute so gegen siebzehn Uhr vorbeikommen und er würde gerne seine Frau und seine beiden Kinder mitbringen, damit sie sehen, wo ihr Vater zukünftig arbeiten werde. Gut, meinte ich, dann erwarte ich dich mit deiner Familie um diese Zeit.

Als ich wieder nach den Jungs schaute, waren Daniel und Manuel am Aufbereiten und Scannen von Dokumenten, Bernhard saß am Notebook und indexierte die Dokumente. Ich schaute ihm über die Schulter und beobachtete eine ganze Weile, wie er beim Indexieren vorging.

Mir gefiel seine Vorgehensweise, er schaute zuerst das Dokument an, danach entschied er welche Schlagworte verwendet werden und fügte immer wieder ein oder zwei weitere Schlagworte hinzu.

Ich ging zu Philipp und Marcus und meinte, ob mein Notebook bereits startklar sei für die Dokumentenverwaltung und ob Bernhard bereits sein eigenes Notebook verwende. Marcus meinte, nein, noch arbeite er mit meinem Notebook, aber der Rechner für Bernhard wird heute noch fertig. Ab morgen könne er dann mit seinem eigenen Rechner weiterarbeiten. Dein Notebook ist einsatzbereit, ich wollte ihn dir in den nächsten Minuten vorbeibringen.

Ich ließ mir mein Notebook aushändigen und ging zurück zu unserer Truppe, die die alten Dokumente bearbeitete und setzte mich zu Bernhard. Nach dem Start meines Rechners, fing ich ebenfalls an, Dokumente zu indexieren. Zuvor hatte ich Bernhard erklärt, dass er heute noch sein eigenes Notebook für die Arbeit am Gutshof erhalte.

Da Manuel und Daniel ständig für Nachschub sorgte, wurden die Dateien im Bereich Neuzugang keineswegs weniger, sondern eher noch mehr. Wie würde das erst sein, wenn einer im Wechsel beide Scanner bedienen würde und zwei oder drei Mitarbeiter die Unterlagen aufbereiten. Vermutlich müssten gleichzeitig mindestens fünf Leute indexieren, damit kein allzu großer Stau entstehen wird.

Normalerweise, wenn Manuel seine Planungen macht, würde auch nur Daniel allein aufbereiten und scannen. Kurz vor fünf Uhr verließ ich die Jungs und meinte, sie könnten für heute Schluss machen. Ich hätte jetzt gleich ein abschließendes Vorstellungsgespräch und würde danach mit Philipp und Marcus zurückfahren.

Daniel und Manuel meinten, sie würden noch bleiben und später mit zu uns kommen. Okay, dann macht ihr weiter wie bisher, die fertigen Ordner aus meinem Büro kommen dann in die Regale im Besprechungsraum. Daniel meinte, das hätte ihnen Marcus bereits erklärt und die ersten Ordner stünden bereits drüben.

Sie würden sich schnell noch ein Paar Ordner aus meinem Büro holen, damit sie später nicht stören würden.

„Bernhard, du kannst mit deinem Bruder nach Hause fahren, wir sehen uns morgen wieder“. Er sagte: „Wahrscheinlich komme ich morgen gleich mit meinem Bruder in der Frühe mit, da ich schulfrei habe und wir auf unsere Prüfungen lernen sollen. Das kann ich auch hier, einer wird schon anwesend sein, der mir eventuell beim Lernen helfen kann“.

Bernhard meinte: „Die Lösung mit den Etiketten gefällt mir in der Form, wie sie jetzt eingesetzt wird, nicht besonders gut. Bei den Bögen, die immer wieder in unseren Drucker gesondert einzulegen sind, habe ich auf Dauer kein gutes Gefühl. Ich habe den Techniker, bevor er gegangen ist gefragt, ob wir langfristig auch einen Drucker einsetzen könnten, der Endlosetiketten produzieren kann.

Der Techniker habe ihm versprochen, dass wir vom Büro einige Vorschläge erhalten, wie wir langfristig auf einen Drucker für Endlosetiketten umstellen können, da diese speziell für Endlosverarbeitung konstruiert seien und im laufenden Betrieb seltener Probleme auftauchen als bei den Bogen mit den Etiketten.“

Ich versprach Bernhard: „Wenn du eine vernünftige und wirtschaftliche Lösung für Endlosetiketten hast, werden wir auf diese Lösung umsteigen, aber vorher werden wir die Bogenetiketten aufbrauchen, falls wir dafür keine andere sinnvolle Verwendung finden.“

Auf dem Flur traf ich auf Andreas und Klaus mit seiner Familie, die ich herzlichst begrüßte. Zu Andreas meinte ich, er kann seinen Bruder gleich mitnehmen, der wolle morgen früh gleich mit ihm zusammen zum Gutshof kommen. Daniel und Manuel verließen soeben mein Büro. Jeder schleppte vier Ordner mit sich. Andreas meinte: „Gut dass ich morgen später anfange, wenn ich meinen kleinen Bruder mitbringen soll. Wir sind trotzdem spätestens kurz nach acht Uhr hier“.

Klaus und seine Familie folgten mir in mein Büro und ich fragte, ob sie etwas trinken wollen. Ich rief Philipp und bat ihn, zu mir ins Büro zu kommen und die gewünschten Getränke mitzubringen. Ich stellte der Ehefrau von Klaus und seinen Kindern meinen Sohn vor, der ebenfalls, wie meine Tochter, am Gutshof mitarbeiten wird.

Sie meinte, Klaus hat ihr schon von unseren Plänen erzählt, was wir in den nächsten Jahren umsetzen wollen. Sie freue sich, dass Klaus diese Chance bekommen hat, nachdem es bei seinem bisherigen Arbeitgeber gewaltig kriselt. Klaus erzählte ihr, dass er bereits am ersten Juni hier anfange, da er von seinem Chef die Freigabe erhalten habe früher aufzuhören.

Ich fragte sie, ob sie mit den beiden Kindern eine Führung durch den Gutshof haben will. Sie sagte sofort zu und ich holte Daniel und bat ihn mit dem Rest der Familie von Klaus eine etwa halbstündige Führung über den Gutshof zu machen, danach seien wir mit unserer geschäftlichen Besprechung fertig.

Manuel meinte: „Philipp und Marcus würden gerne nach Hause fahren und das Abendessen vorbereiten, soll ich sie fahren und du nimmst Daniel mit oder gibst du ihnen dein Auto und fährst mit uns mit“. Ich drückte ihm meine Autoschlüssel in die Hand, so konnten Marcus und Philipp sofort nach Hause fahren. Daniel ging mit der Ehefrau von Klaus und den beiden Kindern los, um ihnen den Gutshof zu zeigen.

Zurück in meinem Büro besprachen Klaus und ich, was in den nächsten Wochen an wichtigen Arbeiten anstehen wird bis Anfang Juli die Buchhaltung anlaufen würde. Ich erzählte ihm, dass wir derzeit dabei sind alle alten Unterlagen zu scannen und digital zu archivieren. Seine Aufgabe dabei sei es zu entscheiden, welche Unterlagen anschließend vernichtet werden können.

„Wir sind bei uns im Keller auf Akten gestoßen, die mehr als fünfzig Jahre dort unten gelagert wurden. Bei der Gärtnerei meinten die Jungs Akten gesehen zu haben die zwischen vierzig und fünfzig Jahre alt sein dürften. Selbst hier im Büro finden sich alte Planunterlagen von Gebäuden des Gutshofes, die sicher an die einhundert Jahre alt sind. Es wäre schön, wenn du uns Anfang bei der Indexierung und bei den Freigabegruppen für die Dokumente unterstützen könntest“.

Er meinte:“Gerne, bei der letzten Firma haben wir jahrelang für die Einführung eines vernünftigen Dokumentenmanagements gekämpft. Es wurde jedoch immer wieder von der Geschäftsführung abgelehnt. Klar helfe ich euch bei der Digitalisierung der Belege und bei den Entscheidungen, welche Dokumente anschließend entsorgt werden können“.

Ich erzählte ihm, dass wir morgen im Laufe des Tages vom Steuerberater die Belege der letzten sechzehn Monate erhalten. Die solltest du dir als erstes vornehmen bei der Digitalisierung der Unterlagen. Einweisen in die Dokumentenverwaltung wird dich Bernhard, unser erster Auszubildender, den wir für den Gutshof einstellten.

Daniel kam mit der Familie von Klaus vom Rundgang über den Gutshof zurück und seine beiden Kinder schwärmten ihm vor, was ihnen alles besonders gut gefallen hätte. Vor allem drohten sie ihm damit, dass sie ihn zukünftig öfters in der Arbeit besuchen wollen, weil es hier so schön ist. Ihr könnt mich mit Mama gelegentlich abholen, wenn Mama wieder einmal das Auto braucht und mich morgens zur Arbeit bringt, meinte Klaus dazu.

Ich verabschiedete mich von ihm und seiner Familie und er sagte: „Ich fange zwar erst am ersten Juni offiziell bei euch an, ich habe aber noch Resturlaub, den ich ab Montag nehmen muss. So kann Ich nächste Woche schon vorbeischauen und mich zum einen in das Dokumentenmanagement einarbeiten und dann die bereits gescannten Dokumente prüfen, welche bedenkenlos entsorgt werden dürfen. Wobei ich davon ausgehe, dass die älteren Dokumente, die das betrifft, erst zu einem späteren Zeitpunkt digitalisiert werden“.

Ich ging zu Manuel und Daniel und meinte, sie sollten Schluss machen für heute, wir wollen nach Hause, nicht dass wir noch zu spät zum Essen kommen. Thomas wird sicher auch schon zu Hause sein und auf mich warten.

Manuel stoppte mit seiner weiteren Aufbereitung und Daniel ließ noch den gerade laufenden Scanvorgang zu Ende gehen. Da die Notebooks bereits abgeschaltet waren und der Server nicht abgeschaltet wird, konnten wir nach dem Ende des Scanvorgangs das Büro verlassen und nach Hause fahren.

Thomas und die beiden Jungs, Philipp und Marcus hatten das Abendessen vorbereitet und warteten bereits auf uns. Ihr könnt euch gleich an den Tisch setzen, war alles was Marcus zu uns sagte, als wir ins Haus eintraten.

Ich diskutierte nicht lange, und meinte zu Daniel und Manuel, ihr habt es gehört, wir sollen uns setzen, also befolgen wir die Anweisungen, die uns Marcus gegeben hat. Wir hatten uns kaum an den Tisch gesetzt, als Thomas und mein Sohn das auftischten, was sie für uns alle gekocht hatten.

Nach dem Essen wollten wir wieder einmal einen Spieleabend abhalten. Daniel und Manuel schauten uns nur ungläubig an. Gut, beim letzten Spieleabend gehörten sie noch nicht zu unserem engeren Kreis. Philipp grinste die beiden an und meinte. „Ihr seid doch kleine Ferkel. Wir machen keine Pfänderspiele sondern ganz normale Brettspiele, von „Mensch-ärgere-dich-nicht“ bis hin zu „Trivial Pursuit“. Kennt ihr so etwas etwa nicht? Bei uns gehört das zur Familientradition in unregelmäßigen Abständen solche Abende abzuhalten und wenn Besuch da ist, werden die einfach mit einbezogen. Keine Angst, mehr als verlieren ist nicht möglich und die Verlierer dürfen die nächsten vierzehn Tage jeden Abend das Geschirr von Hand abwaschen“, dabei grinste er ziemlich fies.

Manuel meinte: „Da spiel ich lieber nicht mit. Ich bin sowieso immer der Verlierer und melde mich freiwillig, um das Geschirr von Hand abzuspülen“. „Bleib hier“, meinte Thomas, „merkst du nicht, dass dich Peters Sohn nur gewaltig auf den Arm genommen hat?“ „Keiner muss in diesem Haus von Hand abspülen, nur weil er irgendein Spiel verloren hat. Wir spielen nur damit wir unseren Spaß daran haben und, vor allem, weil damit der Familienzusammenhalt gefördert wird“.

Daniel sagte zu Manuel: „Komm lass uns verlieren, ich will dich sehen, wenn du Geschirr abspülst. Du hast doch von Haushalt absolut keine Ahnung und würdest verhungern, wenn dich keiner umsorgt, wie es deine Mutter gemacht hat.“

Manuel erwiderte ihm: „Du musst gerade reden, bei dir ist es doch nicht viel anders bisher. Wir müssen beide lernen uns selbst zu versorgen, vorher brauchen wir nicht daran denken in eine eigene gemeinsame Wohnung einzuziehen. Wir würden nicht verhungern, da bin ich mir sicher, aber immer nur kaltes Essen oder Fertiggerichte, das kann auf Dauer nicht funktionieren. Ich habe zumindest hier in diesem reinen Männerhaushalt die Chance, in den nächsten Wochen einiges zu lernen. Philipp hat schon erwähnt, dass jede Woche einer die Wäsche für die ganze Familie wäscht, und von Peter und Thomas kann ich mir abschauen, wie man kocht.“

Ich mischte mich ein und erklärte den beiden Jungs: „Meine beiden Kinder hatten den Vorteil, oder auch den Nachteil, je nachdem wie du es sehen willst, dass sie nach dem Tod ihrer Mutter kräftig im Haushalt mit anpacken mussten, damit wir gemeinsam den Verlust zumindest in dieser Hinsicht ausgleichen konnten. Ich hatte während meines Studiums zumindest schon lernen müssen, wie man sich selbst versorgt und nach anfänglichen Schwierigkeiten, hat es auch nach dem Tod meiner Frau wieder einigermaßen funktioniert“.

Beim Tod von Gabi hatte ich den Vorteil, dass ich zumindest während meines Studiums bereits praktische Erfahrungen sammeln konnte. Ihr werdet das schon lernen in den nächsten Wochen und Monaten bei uns. Aber jetzt lasst uns den Tisch abräumen und darüber abstimmen, was heute gespielt wird.“

Da wir alle nicht zu spät ins Bett wollten, entschieden wir uns dafür kein Spiel zu starten, dass ewig lange dauern würde. Wir spielten Mensch-ärgere-dich-nicht in der Variante für sechs Mitspieler. Das erste Spiel dauerte fast eine Stunde bis der Verlierer feststand, jedoch nicht Manuel, sondern Marcus war der Verlierer in dieser Runde, soviel zu Manuels Aussage, ich bin doch immer der Verlierer.

Selbst in der zweiten Runde schaffte er es nicht der Verlierer zu sein. Daniel meinte zu seinem Manuel, die Glücksgöttin hatte heute ein Einsehen mit dir und Peters Geldbeutel, wer weiß wieviel teures Geschirr du beim Abwasch in Bruchstücke verwandelt hättest, dass Peter es hätte neu kaufen müssen. Gegen zweiundzwanzigdreißig Uhr gingen wir nach oben und verschwanden zum Schlafen in unseren Zimmern.

Es interessiert euch sicher nicht, dass Thomas und ich ins Bett gingen, aber ans Einschlafen dachten wir die nächste Stunde sicher noch nicht.